Câu hỏi: Quỹ tín dụng nhân dân đề nghị được hướng dẫn thủ tục và căn cứ pháp lý liên quan đến việc thay đổi con dấu do thay đổi địa giới hành chính cấp xã.
Trả lời:
Đối với câu hỏi của QTDND, đối chiếu với các quy định pháp luật hiện hành, Hiệp hội có ý kiến như sau:
I. Về thẩm quyền cấp, sửa đổi Giấy phép và Giấy chứng nhận đăng ký:
Theo quy định tại Điều 27 Luật Các tổ chức tín dụng năm 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2024), tổ chức tín dụng là hợp tác xã (bao gồm QTDND) được cấp Giấy phép thành lập và hoạt động (gọi tắt là Giấy phép) bởi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN); Giấy phép này cũng đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã. Cụ thể:
“Điều 27. Thẩm quyền cấp, sửa đổi, bổ sung và thu hồi Giấy phép
1. Ngân hàng Nhà nước có thẩm quyền cấp, sửa đổi, bổ sung và thu hồi Giấy phép theo quy định của Luật này.
2. Giấy phép thành lập và hoạt động của tổ chức tín dụng đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.”
Như vậy, bất kỳ thay đổi nào liên quan đến tên gọi, địa chỉ, địa bàn hoạt động, trụ sở chính của QTDND do thay đổi địa giới hành chính đều phải thực hiện thủ tục đề nghị sửa đổi, bổ sung Giấy phép với NHNN.
- Thủ tục điều chỉnh Giấy phép và các thông tin liên quan khi thay đổi địa giới hành chính được hướng dẫn cụ thể tại Thông tư số 28/2024/TT-NHNN ngày 28/6/2024 của NHNN Việt Nam, quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục chấp thuận những thay đổi đối với tổ chức tín dụng là hợp tác xã. Cụ thể:
“Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
1. Hồ sơ, trình tự, thủ tục chấp thuận những thay đổi của tổ chức tín dụng là hợp tác xã, bao gồm:
a) Tên, địa điểm đặt trụ sở chính;
….
đ) Địa bàn hoạt động của quỹ tín dụng nhân dân.”
“Điều 6. Thay đổi địa điểm đặt trụ sở chính
5. Trường hợp thay đổi địa chỉ nhưng không phát sinh thay đổi địa điểm đặt trụ sở chính, tổ chức tín dụng là hợp tác xã gửi Ngân hàng Nhà nước văn bản đề nghị chấp thuận thay đổi địa chỉ đặt trụ sở chính theo mẫu tại Phụ lục số 03 ban hành kèm theo Thông tư này.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, NHNN ra Quyết định sửa đổi, bổ sung Giấy phép.”
Như vậy, khi Nhà nước thực hiện việc sắp xếp, điều chỉnh địa giới hành chính theo Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, có thể dẫn đến việc sáp nhập, chia tách hoặc đổi tên các đơn vị hành chính cấp xã, huyện, tỉnh. Trong trường hợp này, mặc dù QTDND không thay đổi vị trí thực tế của trụ sở, nhưng địa chỉ hành chính ghi trên Giấy phép vẫn cần được điều chỉnh lại cho phù hợp với đơn vị hành chính mới. Đồng thời, nếu con dấu có khắc tên địa chỉ hành chính cũ, thì QTDND cũng cần thực hiện thay đổi con dấu để đảm bảo tính thống nhất và hợp pháp trong sử dụng.
II. Về việc thay đổi con dấu
Theo khoản 8, Điều 24. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng con dấu Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ (hiện vẫn đang có hiệu lực tính đến tháng 7/2025), quy định: “Cơ quan, tổ chức bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo quy định.”
Như vậy, khi QTDND thay đổi địa chỉ hành chính, dù không thay đổi trụ sở thực tế, nhưng vẫn phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an nếu con dấu đang sử dụng có khắc địa chỉ hành chính cũ.
Tuy nhiên, theo quy định mới của Luật Doanh nghiệp năm 2020, việc quản lý và sử dụng con dấu hiện nay được trao quyền chủ động cho doanh nghiệp:
“Điều 43 Dấu của doanh nghiệp Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, Cơ quan Công an chỉ còn trách nhiệm tiếp nhận và thu hồi con dấu cũ đã được cấp dưới chế độ quản lý trước năm 2021. Sau khi hoàn tất thủ tục pháp lý tại NHNN Chi nhánh khu vực, việc khắc con dấu mới do QTDND thực hiện tại cơ sở có thẩm quyền khắc con dấu.
III. Về hồ sơ, thời hạn thực hiện
Căn cứ vào các quy định trên và thực tế đã thực hiện tại một số QTDND, thì các bước và hồ sơ xin đổi giấy phép và dấu được thực hiện như sau:
a) Hồ sơ đề nghị sửa đổi Giấy phép:
- Văn bản đề nghị sửa đổi Giấy phép (nêu rõ nội dung và lý do thay đổi phụ lục 03-TT 28/2025/TT-NHNN);
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cập nhật tên địa chỉ mới;
- Tài liệu pháp lý chứng minh việc thay đổi địa giới hành chính (ví dụ: Nghị quyết của Quốc hội hoặc Quyết định của Chính phủ);
- Nghị quyết Đại hội thành viên hoặc Hội đồng quản trị về nội dung thay đổi.
b) Hồ sơ đăng ký thay đổi con dấu:
- Văn bản đề nghị thay đổi mẫu dấu;
- Quyết định sửa đổi Giấy phép do NHNN cấp;
- Mẫu con dấu mới;
- Văn bản thu hồi mẫu con dấu cũ (nếu có).
Nam Sơn.
