Hiệp hội quỹ tín dụng nhân dân
Việt Nam

1. Sự cần thiết xây dựng Hệ thống kiểm soát nội bộ tại QTDND

So với các loại hình doanh nghiệp khác thì hoạt động của TCTD nói chung và  QTDND nói riêng rất nhạy cảm và luôn ẩn chứa nhiều rủi ro, vì vậy mà việc phải xây dựng một hệ thộng kiểm soát nội bộ hiệu quả và thành lập bộ phận chuyên trách để theo dõi, đánh giá, rà soát để đưa ra giải pháp chấn chỉnh kịp thời những yếu kém nhằm giúp ngăn ngừa rủi ro xảy ra là một đòi hỏi cấp thiết. Nhận thức được tầm quan trọng đó, NHNN ban hành thông tư 44/2011 quy định về hệ thống KSNB và KTNB của TCTD, chi nhánh ngân hàng nước ngoài. So với những văn bản trước thì thông tư 44 có sự thay đổi, nâng tầm bộ phận kiểm soát và kiểm toán trong nhận thức và có xu hướng sát với chuẩn mực quốc tế nhằm mục đích hướng đến sụ thống nhất với thế giới. Bên cạnh đó, để đảm bảo thực thi thông tư này, Chính phủ cũng đã ban hành  Nghị định số 96/2014/NĐ-CP (17 /10/ 2014) Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiền tệ và Ngân hàng. Trong đó vi phạm quy định về kiểm toán nội bộ, kiểm soát nội bộ cũng như kiểm toán độc lập được quy định ở Điều 8 của nghị định này, mức phạt có thể lên tới 100.000.000 đồng. Tuy nhiên, trong thời gian tới, để hệ thống KSNB và kiểm toán nội bộ thực sự phát huy hiệu quả đối với hoạt động của TCTD, Ngân hàng Nhà nước và các cơ quan quản lý chức năng khác cần tiếp tục sửa đổi bổ sung, ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết hơn các nội dung liên quan đến hệ thống KSNB và kiểm toán nội bộ theo định hướng rủi ro đáp ứng nhu cầu của các TCTD. Hiện tại, NHNN  đang lấy ý kiến cho dự thảo Quy định Hệ thống kiểm soát nội bộ của TCTD và chi nhánh ngân hàng nước ngoài. Nội dung của dự thảo này được ban hành trên cơ sở  nâng cao năng lực điều hành, kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro (bao gồm đánh giá nội bộ về mức đủ vốn - ICAAP) của TCTD theo trụ cột II của Basel II đến năm 2020 để bảo đảm sự an toàn và phát triển bền vững của TCTD cũng như tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý về quản trị và hoạt động cho phù hợp với thông lệ, chuẩn mực… trong đó có quy định quản trị rủi ro của các TCTD và khắc phục hạn chế nguồn nhân lực quản lý rủi ro, đáp ứng yêu cầu thông lệ quốc tế; cơ sở dữ liệu, hạ tầng công nghệ thông tin đầy đủ; quy trình nhận dạng, đo lường, kiểm soát rủi ro hiệu quả của TCTD.

Trong khi đó, hệ thống kiểm soát nội bộ của hầu hết hệ thống QTDND Việt Nam còn nhiều bất cập, yếu kém. Những hạn chế đó thể hiện ở việc: (i) thiếu sự giám sát và tinh thần trách nhiệm của ban lãnh đạo và thất bại trong việc xây dựng một văn hóa kiểm soát lành mạnh trong nội bộ QTDND; (ii) Bất cập về nhận thức và đánh giá rủi ro trong một số hoạt động của QTDND; (iii) Sự thiếu sót hoặc yếu kém về cơ cấu và hoạt động kiểm soát chính như phân công nhiệm vụ, phê duyệt, kiểm tra, đối chiếu, và đánh giá tình hình hoạt động; (iv) Sự thiếu trao đổi thông tin giữa các cấp lãnh đạo trong nội bộ QTDND, đặc biệt là các thông tin lên trên về các vấn đề tồn tại; (v) Sự thiếu hụt và thiếu hiệu quả các chương trình kiểm toán và giám sát.

Xuất phát từ thực tiễn như vậy, hệ thống QTDND Việt Nam cần phải đề ra hệ thống các giải pháp đồng bộ cũng như xây dựng kế hoạch và lộ trình cụ thể rõ ràng đề triển khai các giải pháp đó nhằm kịp thời xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, góp phần ngăn ngừa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động cũng như đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý.

2. Gợi ý một số giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của hệ thống QTDND Việt Nam

Thứ nhất, xây dựng văn hóa kiểm soát và tăng cường giám sát của quản lý cấp cao (bao gồm sự giám sát của HĐQT, BKS và Ban điều hành)

 Văn hóa kiểm soát chính là nền tảng ý thức và là văn hóa của tổ chức sẽ tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Đây được xem là nhân tố nền tảng của HTKSNB. Để thiết lập môi trường kiểm soát tốt cần lưu ý những điểm  sau:

Một là, HĐQT và Ban điều hành của QTDND cần phải tạo được tính trung thực và cam kết các giá trị đạo đức một cách nhất quán, đồng điệu từ trên xuống dưới thông qua việc  thiết lập các tiêu chuẩn ứng xử; Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử và Xử lý những “trệch hướng” một cách kịp thời. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức  và phải phổ biến  những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Một cách khác để nâng cao tính trung thực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là QTDND phải loại trừ hoặc giảm thiểu những áp lực hay cơ hội có thể dẫn đến những hành vi thiếu trung thực của các thành viên trong đơn vị.

    Hai là, khi thiết lập hệ thống KSNB thì HĐQT phải đảm bảo sự độc lập với quản lý và chịu trách nhiệm giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB. Một HĐQT năng động và tận tâm, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện của người quản lý là nhân tố thiết yếu để hệ thống KSNB hữu hiệu. Để đảm bảo sự độc lập này thì Điều 20, điều 23, điều 24 của thông tư 04/2015 cũng đã quy định rõ “Chủ tịch hội đồng quản trị không đồng thời là giám đốc QTDND, không quy định chế độ làm việc không chuyên trách đối với hội đồng quản trị”. Như vậy, việc quy định các điều kiện, tiêu chuẩn đối với Ban lãnh đạo của QTDND theo hướng khắt khe và yêu cầu cao hơn so với các quy định trước đây là không những phải được đào tạo chuyên môn mà còn có kinh nghiệm thực tế để phục vụ cho công tác quản lý Quỹ.

Ba là, trong môi trường kiểm soát không thể thiếu vắng chính sách nhân sự nhất quán, hợp lý, công bằng, rõ ràng, cụ thể trong tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng nhân viên và gắn liền với chính sách nhân sự là sự đảm bảo về năng lực và đạo đức của nhân viên nghĩa là đảm bảo nhân viên có được kỹ năng, hiểu biết để thực hiện nhiệm vụ cũng như cần đảm bảo việc phân định rõ ràng về những quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận và từng nhân viên trong đơn vị. Những hạn chế về nghiệp vụ, bất cập trong sử dụng nhân lực cũng như sự xuống cấp đạo đức nghề nghiệp của họ đã và sẽ gây ra nhiều tổn thất cho các QTDND. Chính con người thiết lập các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và cũng chính con người có thể bẻ gãy hoặc vô hiệu hóa các chốt kiểm soát.

Thứ hai, nâng cao hiệu quả công tác nhận diện, đánh giá và quản lý rủi ro

Để đánh giá và phân tích tốt rủi ro có thể xảy ra, QTDND cần xây dựng mục tiêu tổng thể trong hoạt động của QTDND và chi tiết cho từng bộ phận hay từng hoạt động có liên quan một cách rõ ràng, dễ hiễu và phải được phổ biến rộng rãi đến từng nhân viên để họ có thể căn cứ vào đó mà thực hiện công việc. Và khi các mục tiêu được đề ra thì nhà quản lý mới có thể nhận dạng đầy đủ và chính xác rủi ro, phân tích rủi ro và tìm ra các biện pháp để ngăn ngừa hay giảm thiểu tác hại của rủi ro ở mức mà QTDND có thể chấp nhận được. Nhà quản lý cần thường xuyên hoặc định kỳ tổ chức các buổi thảo luận với các nhân viên trong các phòng ban, bộ phận trong QTDND để qua đó có thể trao đổi thông tin, từ đó nhà quản lý có một cái nhìn tổng thể về các vấn đề mà QTD sẽ gặp phải và nhận biết những rủi ro đang đe dọa đến mục tiêu của QTDND, trên cơ sở đó nhà quản lý có thể phân tích và đưa ra các giải pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể để có thể hạn chế những rủi ro xảy ra làm ảnh hưởng đến hoạt động của QTDND. Nhà quản lý cần có cơ chế nhận dạng những thay đổi đã và sẽ xảy ra trong thời gian tới. Và lưu ý, cơ chế nhận dạng, phân tích và quản lý rủi ro nên tập trung vào các dữ kiện có thể xảy ra trong tương lai và lập kế hoạch dựa vào những thay đổi này. Càng nhận diện sớm những cơ hội/thách thức thì khả năng đưa ra các hành động đối phó càng tốt, từ đó giảm tình huống bất ngờ không mong muốn.

Thứ ba, tăng cường các hoạt động kiểm soát hiệu quả

QTDND nên thường xuyên tổ chức rà soát, xây dựng các sơ đồ quy trình nghiệp vụ nhằm chuẩn hóa các quy trình hoạt động trong từng nghiệp vụ, tạo cẩm nang hướng dẫn chi tiết cho từng CBCNV trong QTDND. Qua quá trình lập sơ đồ quy trình nghiệp vụ đã giúp QTDND phát hiện các rủi ro tiềm ẩn trong việc thực hiện quy trình, xác định, đánh giá tính phù hợp của các chốt kiểm soát đang được thiết kế, từ đó sửa đổi, bổ sung thêm các chốt kiểm soát theo hướng tăng cường khả năng hỗ trợ kiểm soát tự động từ hệ thống, giảm thiểu các loại rủi ro đã xác định về mức độ có thể chấp nhận được. Mặt khác, cần triển khai tốt cơ chế liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện quy trình quy định nội bộ tại các đơn vị QTDND song song với việc thiết lập các kênh báo cáo sự cố từ cấp cơ sở đến cấp quản lý tại trung ương thì phần lớn các tồn tại trong quá trình tác nghiệp đều được phát hiện kịp thời và khắc phục ngay .

Thứ tư, Xây dựng hệ thống thông tin và truyền thông hiệu quả

Trong nhiều trường hợp, thông tin về các sai sót đáng ra phải được báo cáo lên trên qua các cấp độ tổ chức đã không đến được Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc cho đến khi các vấn đề này trở nên trầm trọng. Trong một số trường hợp khác, thông tin trong các báo cáo điều hành không đầy đủ và chính xác, tạo ra ấn tượng giả tạo về hiện trạng kinh doanh hay một loạt tổn thất QTDND xảy ra là vì các nhân viên liên quan không biết hoặc không hiểu các chính sách của QTDND. Chính vì vậy, thiết lập hệ thống thông tin và tryền thông hiệu quả theo hướng tất cả các chính sách của QTDND đều được truyền đạt đến toàn thể nhân viên và ngược lại những gian lận, sai sót của nhân viên cần được thông tin đến nhà quản lý cấp cao một cách nhanh nhất để xử lý tránh gây ra hậu quả nghiêm trọng

Thứ năm, Nâng cao hiệu quả công tác kiểm toán nội bộ