Ngày 19/7/2006, Thống đốc NHNN đã ký Quyết định số 32/2006/QĐ-NHNN ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về kế toán trên máy vi tính đối với Ngân hàng Nhà nước, các tổ chức tín dụng. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo.
Theo đó, Quy định này quy định việc kế toán bằng phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, các tổ chức tín dụng (gọi tắt là Ngân hàng) có đủ các điều kiện được quy định như sau:
(1) Có đủ các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật và cán bộ, phần mềm kế toán đáp ứng được các tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện phần mềm kế toán, đảm bảo phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định hiện hành, đảm bảo khả năng kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa chứng từ kế toán và sổ kế toán, đối chiếu số liệu giữa các sổ, và tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính theo quy định.
(2) Có hệ thống các máy vi tính được nối mạng trực tuyến để cập nhật, xử lý, kiểm soát, khai thác và lưu trữ dữ liệu một cách an toàn, chính xác, nhanh chóng và thuận tiện. Hệ thống máy vi tính phải có cơ sở dữ liệu chung, có hệ thống thông tin dự phòng theo quy định.
(3) Có quy trình kỹ thuật - nghiệp vụ kế toán trên máy vi tính. Quy trình kỹ thuật - nghiệp vụ về kế toán trên máy vi tính phải bao gồm các nội dung chủ yếu: Phân định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng cán bộ liên quan đến kế toán trên máy vi tính; Quy trình luân chuyển chứng từ phù hợp với phần mềm kế toán, yêu cầu quản lý từng loại nghiệp vụ, đồng thời đảm bảo quá trình hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết được chính xác; Quy trình kiểm tra, kiểm soát, phê duyệt, đối chiếu việc kế toán trên máy tính, có đủ các thủ tục kiểm soát cần thiết để phát hiện kịp thời mọi sai phạm có thể phát sinh trong quá trình kế toán trên máy vi tính; Cấp phát, quản lý xác thực theo Quy chế an toàn, bảo mật hệ thống thông tin trong ngành ngân hàng ban hành theo Quyết định số 04/2006/QĐ-NHNN ngày 18/01/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước; Tổ chức lưu trữ dữ liệu kế toán trên hệ thống máy vi tính và tổ chức bảo mật dữ liệu kế toán.
(4) Đối với các Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở thực hiện kế toán trên máy vi tính theo Quy định này cũng phải thực hiện đúng các yêu cầu về an toàn, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin, cấp phát, quản lý xác thực những người có thẩm quyền truy cập và sử dụng phần mềm kế toán theo Quyết định số 04/2006/QĐ-NHNN ngày 18/01/2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.
Việc thực hiện kế toán trên máy vi tính tại các Ngân hàng phải tuân thủ theo các nguyên tắc: Đảm bảo thực hiện đúng các quy định của Luật kế toán và các quy định khác của pháp luật có liên quan; Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán trên máy vi tính là chứng từ bằng giấy hoặc chứng từ điện tử. Việc lập, kiểm soát, lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện theo đúng quy định hiện hành về chứng từ; Hạch toán tổng hợp chỉ được thực hiện trên cơ sở dữ liệu của hạch toán chi tiết. Ngân hàng phải đảm bảo cung cấp được đầy đủ, rõ ràng số liệu của phần kế toán tổng hợp để lập các báo cáo tài chính và số liệu của phần kế toán chi tiết để quản lý từng đối tượng hạch toán kế toán cụ thể; Ngân hàng phải đảm bảo nguyên tắc ghi Nợ trước, ghi Có sau hoặc ghi Nợ Có đồng thời đối với các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị. Việc ghi Có trước chỉ được thực hiện khi việc ghi Nợ chắc chắn được thực hiện; Việc kế toán trên máy vi tính phải được thực hiện theo một quy trình được kiểm soát chặt chẽ do thủ trưởng Ngân hàng ban hành; Những người có thẩm quyền truy cập và sử dụng phần mềm kế toán phải được xác thực và phân quyền theo quy định để truy cập phần mềm kế toán và thực hiện các chức năng của mình. Những người có thẩm quyền truy cập và sử dụng phần mềm kế toán chỉ được phép thực hiện những công việc được phân quyền và phải chịu trách nhiệm về những công việc đã thực hiện. Nghiêm cấm việc truy cập và sử dụng phần mềm kế toán trái phép; Các dữ liệu sau khi được chính thức cập nhập vào hệ thống thông tin kế toán chỉ được điều chỉnh hoặc sửa đổi bởi người có thẩm quyền và phải tuân thủ theo quy trình nghiệp vụ. Nghiêm cấm truy cập và sửa đổi dữ liệu trái phép.
Nội dung quan trọng nhất của văn bản này được thể hiện tại chương II của Quy định. Trong đó có các điều khoản quy định cụ thể, rõ ràng về tổ chức bộ máy kế toán; Trách nhiệm của các thành viên tham gia kế toán trên máy vi tính; Kiểm soát, nhập dữ liệu vào hệ thống thông tin kế toán; Các loại bảng kê, sổ, báo cáo kế toán sử dụng trong kế toán trên máy vi tính; Quy định về in các bảng kê, sổ, báo cáo kế toán; Kiểm tra, đối chiếu hàng ngày; Kiểm tra đối chiếu cuối tháng, quý, năm đối với việc thực hiện kế toán trên máy vi tính của các Ngân hàng...
Đồng thời tại Quyết định này, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước giao thủ trưởng các đơn vị kế toán thuộc Ngân hàng Nhà nước, Tổng giám đốc (Giám đốc) các Tổ chức tín dụng theo chức năng và thẩm quyền của mình chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn và triển khai thực hiện Quy định này.Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, Cục trưởng Cục công nghệ tin học Ngân hàng, Vụ trưởng Vụ Tổng kiểm soát, Chánh thanh tra Ngân hàng Nhà nước trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi việc thực hiện Quy định về kế toán trên máy vi tính đối với Ngân hàng Nhà nước, các tổ chức tín dụng ban hành kèm theo Quyết định số 32/2006/QĐ-NHNN.
Báo Điện tử - NHNN
